Die Verzeichnisstruktur wurde so organisiert, dass bereits mittels Berechtigungsstrukturen des Betriebssystems ein Schutz der Daten gewährleistet wird. Nur wenige Bereiche der Dateiablage sind für den Benutzer schreibbar.

Mind2find verschlüsselt sämtliche Daten im Dateisystem mittels des anerkannten AES- Verfahrens. AES ist in den USA für staatliche Dokumente mit höchster Geheimhaltungsstufe zugelassen. So wird ein direkter Zugriff auf die Daten verhindert.

Auf höherer Ebene verwaltet mind2find eigene Berechtigungsstrukturen, die eine genaue Steuerung der Zugriffe auf Ihre Daten anhand der Einteilung von Anwender und Gruppen ermöglicht. Mittels eines Zeitschemas können Zugriffe an Wochenenden oder nach Ende der Arbeitszeit ausgeschlossen werden.

Mind2find führt zu jedem Dokument ein Logbuch (Tracking). Sämtliche Aktionen zu einem Dokument werden protokolliert. Wird ein Dokument per E-Mail versendet, finden Sie hierzu alle Eckdaten im Protokoll. Zusätzlich wird beim Versand einer E-Mail das vollständige Mail-Log gespeichert. Dies ermöglicht einen Nachweis über den Weg der E-Mail vom Arbeitsplatz bis zum weiterleitenden Mailserver. In Verbindung mit dem Rechtemanagement auf Anwendungsebene bietet Ihnen mind2find reichhaltige Möglichkeiten zum Schutz Ihrer kritischen Daten. 

Sollte die Darstellung der Trackingdaten aus Datenschutzgründen innerhalb der Unternehmung nicht gewünscht sein, kann die Anzeige dieser Daten mittels Berechtigungen ausgeschlossen werden.