SO LÄSST´S SICH ADMINISTRIEREN

Ohne teure Consulter - Sie ganz persönlich

DO IT YOURSELF

Wir möchten, dass Sie Ihr DMS selber pflegen und administrieren können. Daher haben wir bei der Entwicklung von mind2find besonders viel Wert auf klare Strukturen gelegt. Egal, ob Sie einen neuen Anwender benötigen, Rechte anzupassen sind oder eine neue Ablagestruktur zu erstellen ist.

Das Mind2find Admincenter ermöglicht Ihnen eine einfache Pflege und Konfiguration. Hier sind sämtliche Funktionen und Optionen übersichtlich in einer Anwendung zusammengefasst.

Natürlich stehen wir Ihnen jederzeit gewohnt kompetent mit Rat und Tat zur Seite.

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GLOBALE KONFIGURATION

In der «Globalen Konfiguration» sind unterschiedliche grundlegende Daten zusammengefasst. Hierzu gehören u. a.:

  • «Organisatorische Einheiten» ermöglichen eine logische Einteilung Ihrer Struktur (z. B. nach Verkaufsgebieten, Abteilungen, Mandanten, Unternehmen etc.)
  • Email-Einrichtung für ausgehende Emails
  • Email-Links für Mind2find Mobile — Festlegung des Zeitraums der Gültigkeit für einen Link mit Definition der maximalen Anazhl der Zugriffe 
  • Eigene «Datentypen» (z. B. Belegnummer, Belegdatum, Geburtsdatum) verbessern die Recherche nach Dokumenten und haben einen maßgeblichen Einfluss auf die Qualität der Ablage. 

EXTERNE REFERENZEN // KONNEKTIVITÄT

Ein DMS ist so gut wie die möglichst automatische Verschlagwortung seiner Dokumente. Um diesen Prozess zu vereinfachen kann Mind2find Daten aus nahezu beliebigen externen Datenquellen lesen und verarbeiten, sofern ein Zugriff z. B. per ODBC/OLEDB möglich ist. So können Sie z. B. ausgehende Rechnungen mit zusätzlichen Daten aus Ihrer Warenwirtschaft verbinden oder Dokumente aus dem Personalbereich mit Daten aus der Lohnbuchhaltung. 

TSP/ER - EVIDENCE RECORD

Ihre Dokumente werden über ein mathematisch anerkanntes Verfahren verarbeitet und das Ergebnis über eine vertrauenswürdige Authorität signiert. Mind2find nutzt hierfür den «Timestamp Protocol»-Dienst (TSP) der Bundesdruckerei / D-Trust. Über dieses Verfahren wird ein «Evidence Record» erstellt, der es ermöglicht nachzuweisen, dass ein Dokumente zu einer bestimmten Zeit in genau der vorliegenden Form bei Ihnen gespeichert war. 

Im TSP/ER-Dialog des Admincenters können Sie jeden einzelnen Signaturlauf nachvollziehen und die hierzu gespeicherten Daten ansehen:

  • der auf Basis Ihrer Dokumente ermittelte Root-Hash
  • das verwendete Hashverfahren (unterstützt werden derzeit SHA-256, SHA-384 und SHA-512)
  • die Anzahl der in diesem Lauf verarbeiteten Dokumente
  • die Antwort der Signaturstelle im Detail

SPOOLER BARCODE, DMS & HANDSCHRIFTEN

In der Scanserver und Spooler-Konfiguration bestimmen Sie einzelne Ordner im Dateisystem, die für eine automatische Verarbeitung von Dokumenten verwendet werden sollen. Spooler besitzen unterschiedliche Fähigkeiten. So existieren z. B. Spooler für DMS, die Verarbeitung von Barcodes, PDF-XML-Dokumenten, einer optischen Erkennung oder auch zur Erkennung von Handschriften.

EMAIL ARCHIVIERUNG

In dem Dialog zur Email-Archivierung werden sämtliche Funktionen an einer Stelle zentral zusammengefasst. Sie können hier z. B.:

  • Ihre Domänen verwalten, für die eine Email-Archivierung stattfinden soll
  • den Umfang der Archivierung bestimmen
  • Warte- bzw. Timeoutzeiten definieren
  • Filterregeln setzen
  • Server und Zertifikate hinterlegen

DOKUMENTENMANAGEMENT

Im Bereich «Dokumentenmanagement» bestimmen Sie ob und wie ein Dokumenttyp verarbeitet werden soll. Zusätzlich können Sie sämtliche bisher ermittelten Meta-Schlüssel zu den einzelnen Typen (z. B. PDF oder JPG) einsehen und diese als Suchkriterium verwenden.

So könnten Sie z. B. die Pixelmaße einer Grafikdatei automatisch extrahieren und innerhalb der Recherche als «harte» Kriterien nutzen. Gleiches gilt für sämtliche Metadaten die Sie aus PDF oder Office-Dokumente erhalten. Auch diese können Sie mit wenigen Klicks für eine spätere Suche auswerten.

ANWENDER UND BERECHTIGUNGEN

Natürlich können Sie auch Anwender und deren Berechtigungen einfach pflegen. In mind2find definieren Sie Rechte auf Kategorien und auf Funktionen der Anwendung (z. B. Drucken, neue Version erstellen etc.). Durch Zuweisung eines Anwenders zu einer Gruppe und Zuweisung von Berechtigungen zu einer Gruppe erhalten Anwender die entsprechenden Berechtigungen. 

Die Berechtigungen können hierarchisch aufgebaut werden, da sich die effektiven Rechte eines Anwenders aus der Summe seiner Rechte ergibt.

KATEGORIEN

Dokumente werden in einer hierarchisch gegliederten Baumstruktur abgelegt. Jedes Element der Struktur («Kategorie») kann entsprechend Ihren Anforderungen und Wünschen konfiguriert werden. 

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Häufige Fragen

Dies & Das kurz zusammengefasst.

Email Archiv revisionssicher

Rechtskonform & verschlüsselt,
Zeitstempel der Bundesdruckerei,
Volltextrecherche über Anhänge,
Automatische/manuelle Archivierung

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