GENIAL EINFACH, FANTASTISCH FLEXIBEL

Rechtskonforme Email Archivierung mit mind2find®

EINIGE HIGHLIGHTS IN KÜRZE

  • Emails und deren Anhänge werden über die Bundesdruckerei/D-Trust signiert («gestempelt»). Hierdurch kann der zeitliche Zugang und der Inhalt rechtlich einwandfrei nachgewiesen werden
  • Sämtliche Informationen einer Email stehen über eine Volltextsuche zur Verfügung
  • Anhänge werden zusätzlich in eine bildliche Darstellung überführt und können direkt betrachtet werden. Hierzu ist die Originalanwendung nicht erforderlich
  • Anhänge stehen für eine Volltextrecherche zur Verfügung
  • Emails und Anhänge können per Browser dargestellt werden

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RECHTSKONFORME ARCHIVIERUNG // EVIDENCE RECORD

Die Email ist ein hervorragendes Kommunikationsmedium und wird auch, entgegen aller Unkenrufe, die nächsten Jahre nicht an Bedeutung verlieren. Im Gegenteil, die Menge an Emails nimmt ständig zu. Zugleich steigen die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuer- und geschäftsrelevanten Emails. 

Maßgeblich für die Aufbewahrungspflicht für Emails sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) sowie die «Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff» (GoBD → Löst die bisherigen Regelungen der GDPdU ab). Hieraus resultiert z. B. die Pflicht zur manipulationssicheren Aufbewahrung digitaler Inhalte, die eine steuerliche/handelsrechtliche Relevanz besitzen oder zu Buchungen in der Fibu führen.

Mind2find bietet Ihnen die rechtskonforme Emailarchivierung, indem es auf Basis von mathematischen Berechnungen einen «Evidence Record» Ihrer Dokumente erzeugt. Der errechnete Wert wird von einer vertrauenswürdigen Stelle (in unserem Fall der Bundesdruckerei / D-Trust) signiert und mit den Dokumenten gespeichert.

Dieses akzeptierte Verfahren ermöglicht Ihnen nachzuweisen, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in genau der vorliegenden Form bei Ihnen eingegangen ist.

MIND2FIND IN 5:21 // RECHERCHE, EMAIL-ARCHIVIERUNG & ADMINISTRATION

VOLLTEXTSUCHE AUCH ÜBER EMAIL-ANHÄNGE

Neben den Kerndaten einer Email wie Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt können auch die Anhänge einer Email mittels Volltext durchsucht werden. So erhalten Sie z. B. ein Adobe PDF oder ein Microsoft Word Dokument mit den passenden Treffern, aber immer in direkter Verbindung auch die Email, die diese Dokumente im Anhang hatte. So können Sie, ohne sich über die Art des Dokumentes Gedanken machen zu müssen, einfach suchen. 

MEINUNGEN UNSERER KUNDEN UND PARTNER

"Es ist beeindruckend, wie schnell Dokumente verarbeitet werden "

IT-Administrator
Vestische Hartsteinwerke GmbH & Co. KG

--Torsten Ramm

LANGZEITARCHIVIERUNG

Sie haben es vermutlich bereits selbst erlebt. Sie möchten eine alte Datei oder den Anhang einer Email öffnen, haben aber die passende Anwendung nicht (mehr) installiert oder aber eine Version, die mit dem alten Format nicht umgehen kann. Genau das Bedeutet aber «Langzeitarchivierung». Neben der Originaldatei erzeugt Mind2find bei bekannten Formaten eine zusätzliche Darstellung, die auch Jahrzehnte später noch lesbar ist. Nebenbei kann der Inhalt auch an Arbeitsplätzen betrachtet werden, die die Anwendung nicht installiert haben bzw. direkt auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt werden.

VERSCHLÜSSELUNG

Um den unbefugten Zugriff auf Ihre Emails über das Dateisystem auszuschließen, werden Emails — wie sämtliche Dokumente und Dateien in mind2find — nur verschlüsselt per AES-256 gespeichert. Dies ist rechtlich nicht gefordert, dient aber dem Schutz Ihrer sensiblen Daten. Damit haben sowohl Administratoren Ihrer Unternehmung, als auch Anwender keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Der Zugriff kann nur über die Rechtestruktur von mind2find erfolgen.

UNTERSTÜTZTE MAILSERVER & EMAIL-ANWENDUNGEN

Sie können als Mailserver Microsoft Exchange oder auch eine Linux-Variante einsetzen. Sollten Sie ein anderes Produkt verwenden, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Auch hierfür werden wir eine Lösung finden. Als Email-Client können Sie jedes IMAP-fähige Programm verwenden. Hierzu zählen z. B. Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird. Sie benötigen für die mind2find Mailarchivierung kein zusätzliches Plug-In oder Add-On für Ihr Mailprogramm. Dies erleichtert die Administration und reduziert potenzielle Fehlerquellen bei konkurrierenden Erweiterungen im Mailprogramm.

TRANSPARENZ - SOWEIT GEWÜNSCHT

Jeder Mitarbeiter hat sein persönliches Postfach. Andere Mitarbeiter können und sollten auf diese Informationen keinen Zugriff haben. Was aber, wenn ein Mitarbeiter die Unternehmung verlässt und sein Postfach über einen längeren Zeitraum «aufräumt»? Bei einer rotierenden Datensicherung gehen Emails unweigerlich verloren. 

Genau hier setzt Mind2find an. Es ermöglicht Ihnen einen transparenten Zugriff auf geschäftsrelevante Emails. Natürlich steht Ihnen ein ausgefeiltes System an Berechtigungen zur Verfügung um Emails der Personalabteilung, des Betriebsrates oder der Geschäftsleitung vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

MANUELLE MAIL ARCHIVIERUNG MIT INTELLIGENZ

Emails können schnell und einfach per Drag&Drop innerhalb Ihres Mailprogramm archiviert werden. Die Archivierung mit mind2find geht aber noch ein paar Schritte weiter:

AUTOMATISIERTE ARCHIVIERUNG VON EMAILS

Mind2find kann eine beliebige Anzahl an Domänen für die Archivierung von Emails verwalten, für die jeweils das Verfahren der Archivierung festgelegt werden kann: 

So können Sie das für Ihre Unternehmung passende Schema anwenden und Konform mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat Emails archivieren.

Damit eine automatisierte Archivierung sinnvoll wird, sollten Regeln definiert werden. Diese können einzeln oder in Kombination definiert werden. Dazu werden folgende Informationen einer Email ausgewertet:

Über Filterdefinitionen können Emails automatisch Kategorien zugeordnet werden und stehen den weiteren Prozessen direkt zur Verfügung.

IN-HOUSE, IM RECHENZENTRUM ODER IN DER CLOUD

Sie können mind2find überall einsetzen. Nutzen Sie die Email-Archivierung im lokalen Netzwerk Ihrer Unternehmung, im Rechenzentrum auf eigener Hardware oder auch in der Cloud als IaaS / SaaS-Lösung (Infrastructure as a Service / Software as a Service). 

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